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Organiser l’évaluation c’est prévoir son déroulement et l’écrire dans un « cahier des charges » pour :
- définir les tâches d’évaluation,
- désigner les personnes qui vont les réaliser,
- arrêter un calendrier prévisionnel de mise en oeuvre,
- et un budget prévisionnel de fonctionnement.
Une fois les critères, les indicateurs et les méthodes définis, ainsi que les sources de données répertoriées, il faut :
- Définir qui fait quoi dans la mise en oeuvre de l’évaluation,
- Mettre au point un calendrier qui précise les étapes de cette mise en oeuvre : préparation des méthodes et outils d’investigation (enquêtes, entretiens…), réalisation du recueil de données, analyse, rédaction du rapport et restitution des conclusions.
RÉDIGER LE CAHIER DES CHARGES DE L’ÉVALUATION
Ce document récapitule les différentes étapes de l’organisation de l’évaluation. En règle générale, il comporte les parties suivantes :
- Le cadre de l’évaluation : présentation de l’action (reprenez le cadre logique élaboré à l’étape 2), calendrier de sa réalisation, origine du projet d'évaluation (qui demande l'évaluation et dans quelles circonstances).
- Les objectifs de l’évaluation : les questions posées à l’évaluation et l’utilisation prévue des résultats (reprenez les étapes 1 et 3), éventuellement les hypothèses à valider et les limites (ce qui est hors évaluation).
- Les méthodes : l’approche générale de l'évaluation, les méthodes déployées pour mener à bien l’évaluation, les critères, indicateurs et sources d’information (cf. étapes 4, 5, 7), les analyses à effectuer, quels documents seront produits, quand et pour qui, et quelle(s) restitution(s).
- L’organisation et la répartition des tâches et des missions de chaque personne, profil de l'évaluateur externe si nécessaire, dispositif de suivi et de compte rendu progressif.
- Le calendrier prévisionnel de réalisation.
- Si nécessaire, un budget prévisionnel et les différentes modalités de règlement.
- Eventuellement, le plan du rapport final (cf. étape 8).
- Un volet communication qui précisera comment, quand, par qui et auprès de qui les données de l’évaluation seront produites et utilisées (cf. étape 9).
Rédiger un cahier des charges paraît souvent superflu lorsque le comité d’évaluation réalise lui-même l’évaluation (évaluation interne). Ce n’est pas du temps perdu : les premiers chapitres du cahier des charges constituent le début du rapport d’évaluation. Quant aux derniers chapitres, ils sont un guide pour mettre en oeuvre l’évaluation.
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